NAVERまとめの厳選まとめ

NAVERまとめの中から厳選したまとめ

「ファイルが見つからない…」 を無くすためのPCフォルダ整理方法

   


あのファイルが見つからない…

仕事で使う資料のファイルが見つからない

驚くレベルでデスクトップが散らかりすぎててファイルが見つからない()

うおー、仕事のファイルが見つからないー!!!ファイル名すら思い出せないー!!!

こんなことにならないために

以下のルールに従って、フォルダとファイルをしっかり整理していきましょう。

◆フォルダは3階層目までにする

フォルダの階層が深くなるほど、探しにくいくくなってしまいます。

一般的な書類は、文書の種類・誰に・いつ(時期)の3つで整理できる。「下図のような3階層のフォルダを作り、ファイルを仕分けましょう」。

◆浅い階層にファイルは置かない

フォルダとファイルが混在するため、ファイルはなるべく深い階層に置いておきましょう。

ジャンル分けがちゃんとされていないファイルが溢れかえってしまい、どれが何のファイルか、すぐに判断できなくなってしまいます。

◆フォルダ名の前には二桁の連番をつける

仕事のフローに沿って番号を付けておくと尚良いです。

例えば配送業務についてのフォルダを作りたかったら「02.配送業務」というように「番号.業務内容」の形にしておきます。

こうすることで自由にフォルダの並び順をコントロールできると共に、テンキーを使って目的のフォルダに素早くアクセスできるので便利です。

名前順でソートした際、整列されますので、管理がしやすくなります。

◆ファイル名の先頭には ”日付” を加える

ファイル名を付けるルールは「日付」+「ファイルの種類」としましょう。友達の田中さんに送るための手紙をワードで書いたのが3月2日ならば、「20120302_手紙」のようにします。

こうすれば、検索もしやすいですし、フォルダ内でファイルが日付順にズラリと並んで、見た目がスッキリします。

デスクトップの乱れは心の乱れ!ファイル名には日付を入れる!フォルダ分類はMECE!

◆ショートカットを活用する

よく使うフォルダ、ファイルはデスクトップに置いておくと良いです。

普通にファイルにアクセスする場合は、たくさんの階層を潜っていく必要がありますが、ショートカットを作ればそうした面倒なことを経ずにすぐに元の文書にアクセス

無数のチームが1つのファイルサーバを使っているときなどには、フォルダツリーの中で迷子になりがちです。こんな時に自分のチーム内のフォルダにショートカットが集まっていると何かと便利なのです。

◆OLDフォルダを作成する

業務が終わったものや、修正する前のデータなど、捨てるのは簡単ですが、意外と一か月後とかに「前のデータ取ってない?」とか聞かれることがあります。
 ですので、いらないと思っても、いったんはOLDフォルダに入れて、半年ほどしたら完全に消去するという方法がおススメです。

 - Uncategorized

×
CLOSE
CLOSE